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Als Veranstaltungsort kann auch das eigene Headquarter dienen; allerings müssen dann sensible Bereiche und Dokumente vorher gesichert werden Spätestens jetzt sollten Sie auch noch mal prüfen, ob der Termin für Ihr Event nicht mittlerweile Konkurrenz bekommen hat: Berücksichtigen Sie bei der Eventplanung Feiertage oder Schulferien sowie Urlaubszeiten und potenzielle Gegenveranstaltungen, die mit dem Termin kolidieren. In der Anfangsphase empfiehlt es sich, ein zweites Datum als Ersatztermin festzulegen. 6. Detailplanung Nachdem Ort und Datum feststehen, geht es jetzt ans Eingemachte: Das Konzept der Eventplanung steht und wartet darauf, umgesetzt zu werden. Wie erstelle ich ein konzept für eine veranstaltungen. Dazu gehören vor allem Reservierung und Buchung der erforderlichen Dienstleister, im Einzelnen zählt dazu: Catering finden Musik auswählen ( GEMA-Gebühren für Lizenzen überprüfen! ) Mobiliar und Technik bestellen Transportmöglichkeiten abklären Dekoration auswählen Fotografen buchen Security-Service anheuern Speaker finden (bei Tagungen, Kongressen und Konferenzen) Bei der Eventplanung wird oft vergessen, dass Musik GEMA-pflichtig ist; ein gebuchter DJ sorgt meist für rechtliche Sicherheit, da dieser die Gebühren in der Regel bereits abgeführt hat 7.
9. Wichtiges am Veranstaltungstag Nun ist es endlich soweit: Der große Tag ist da und es kann losgehen. Seien Sie frühzeitig vor Ort: Prüfen Sie Mobiliar und Technik ein letztes Mal, bevor die Gäste bzw. Teilnehmer eintreffen. Überwachen Sie Abläufe wie den Einlass oder delegieren Sie Aufgaben an die zuständigen Personen und Helfer. Um geladene von ungeladenen Besuchern unterscheiden zu können, eignen sich Einlassbändchen hervorragend (oben). Wie muss ein Hygienekonzept aussehen und wer ist verantwortlich? – Bundesmusikverband Chor & Orchester e.V.. In verschiedenen Farben lassen sich damit auch Berechtigungsstufen unterscheiden. Nahezu immer sinnvoll sind Namensschilder (unten) 10. Nachbereitung Die Planung des Events ist geglückt und die Veranstaltung war ein voller Erfolg – nun können Sie sich entspannt zurücklehnen und die Füße hochlegen? Nicht ganz, denn: Nach dem Event ist vor dem Event! Das sollten Sie bei aller Freude und Erleichterung nicht vergessen. Analysieren Sie sowohl die Planungsphase als auch den Ablauf des Events. Notieren Sie sich, wo Verbesserungspotenzial besteht. Dazu gehören auch Fehleinschätzungen, was die Budgetkalkulation angeht.
Sind alle Inhalte bei den Leuten angekommen, wurden Probenzeiten kommuniziert? Kennt jeder im Team jeden, so dass auf kurzem Wege auch Leute miteinander Prombleme lösen… Sind bei der Veranstaltung die Kommunikationswege klar (Catering, Hostessen, Workshops etc. )? 12. Gibt es genügend Momente der Interaktion? Viel zu viele Event-Konzepte sind zu eindimensional und frontal geplant. Spannend wird es durch eine Partizipation. Im besten Falle gibt es auch am Ende klare Lernpunkte zum mitnehmen und Action Steps zum umsetzen. 13. Dein eigenes Festival – So erstellst du ein schlüssiges Konzept. Gibt es Feedback und eine Evaluation? Ich stelle fest, dass das Thema sich zwar viele Unternehmen wie Agenturen auf die Fahne schreiben, in der Praxis aber so gut wie nie statt findet. Persönlich habe ich mir angewöhnt die Fehler und Lernmöglichkeiten daraus jedes mal festzuhalten. So kann ich spätestens im nächsten Jahr daran anknüpfen und vermeiden, dass die selben Fehler passieren. Frage: Welche Fragen stellst du an ein Event-Konzept? Ich freue mich über deinen Kommentar unterhalb!
In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen regen Wissensaustausch!
Zudem können sie erahnen, was das Publikum bereits erfahren hat und darauf ihre Präsentation anpassen. Agenda für Teilnehmer Die Teilnehmer einer Konferenz können sich mithilfe einer Agenda bereits im Voraus gut vorbereiten. Sie können sich schon einmal Gedanken zu einzelnen Themen machen, um sich auf dem Event besser einbringen zu können. Außerdem können sie anhand der Agenda sehen, wo sie sich explizit einbringen dürfen. Wie erstelle ich ein konzept für eine veranstaltung van. Haben die Teilnehmer den Ablaufplan vorher zur Hand, sind sie zudem in der Lage, sich im Vorfeld zu entscheiden, welche Vorträge sie besuchen möchten und wo sie wann erscheinen müssen. Für jeden Beteiligten der Konferenz ist eine Agenda sehr wichtig. Sie ist absolut notwendig, um einen optimalen und effizienten Ablauf einer Veranstaltung zu gewährleisten.
Vorgehensweise beim Erstellen eines Konzeptes Beginnen Sie mit der Sammlung wichtiger Stichpunkte. Notieren Sie zunächst einmal alles was Ihnen zu dem Thema einfällt, auf einem Blatt Papier oder tippen Sie es am besten gleich in ein Word-Dokument. Sortieren Sie anschließend alle Punkte des Konzeptes in die Reihenfolge, in die sie Ihrer Meinung nach hingehören. Sprechen Sie eventuell mit Experten, um Ihre Liste zu vervollständigen und um wichtige Dinge herauszufinden, an die Sie möglicherweise nicht gedacht haben. Wenn Sie eine gute Geschäftsidee, aber auch, wenn Sie ein Problem haben - ein erstelltes Konzept … Ein Konzept ist die ausgearbeitete Darstellung einer Idee. Es sollte daher das Vorhaben in all seinen wichtigsten Schritten beschreiben. Außerdem sind alle nötigen Maßnahmen zu erklären, die für das Erreichen des Zieles notwendig sind. Konzept erstellen - so geht's. Weiterhin sind die Kompetenzen der am Projekt beteiligten Personen deutlich hervorzuheben. Bei einem geschäftlichen Vorhaben, versteht man unter einem Konzept den so genannten Business-Plan.