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Dadurch wird der Informationsaustausch in Teams enorm verbessert und beschleunigt. "Mit MACH E-Akte haben wir innerhalb kürzester Zeit unsere Aufbau- und Ablauforganisation effektiv und effizient gestaltet und somit unsere Prozessarbeit revolutioniert. Innerhalb von zwei Jahren nach der Einführung wurden in rund 5. 000 E-Akten fast 9. 000 Vorgänge bearbeitet. " Klaus Pilger, Referatsleiter Zentrale Verwaltung, Otto Benecke Stiftung e. Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: leichtgewichtig & zukunftsorientiert?. V. MACH E-Akte Die E-Akte ist der zentrale Baustein der elektronischen Verwaltung. Schon jetzt setzen viele Verwaltungen auf die E-Akte, um ihre Arbeit einfacher, nutzerfreundlicher und effizienter zu gestalten. Die MACH live! E-Akte ist speziell für die öffentliche Verwaltung konzipiert und bietet eine optimale Lösung zur zentralen Schriftgutverwaltung. Damit haben alle Mitarbeiter:innen, dank webbasiertem Lösungsansatz, jederzeit und von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf Dokumente und Dateien. Die MACH live! E-Akte erfüllt die im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit festgelegten rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen.
Das Konzept wurde in den folgenden Jahren fortgeschrieben und erweitert. Die letzte Fassung des DOMEA-Konzepts datiert vom Juni 2005. Hinzu kommen elf Erweiterungsmodule, ein Anforderungskatalog und ein Zertifizierungsverfahren für entsprechende Softwareprodukte. Warum hat sich die E-Akte (noch) nicht durchgesetzt? Das DOMEA-Konzept hat nach seiner Veröffentlichung eine immense Nachfrage erfahren. Im Bund, aber auch in Ländern und Kommunen wurde es zur Grundlage der Einführung von Systemen zur Unterstützung der behördlichen Vorgangsbearbeitung. Woran aber liegt es, dass die E-Akte nach über 10 Jahren DOMEA-Konzept längst nicht Normalität ist in deutschen Amtsstuben? Warum sind Einführungsprojekte in der Vergangenheit gescheitert? Warum stecken einige Vorhaben schon seit Jahren in der Pilotphase fest? Die Gründe hierfür sind vielschichtig. Eine Auswertung der bislang vorliegenden Erfahrungen mit der Einführung von E-Akte und Vorgangsbearbeitungssystemen in den Ministerien des Bundes nennt insbesondere folgende Ursachen: Der organisatorische Anteil in E-Akte- und VBS-Projekten wird unterschätzt; entsprechende organisatorische Maßnahmen werden vernachlässigt.
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