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Abbildung 1: Wie die EU-DSGVO personenbezogene Daten definiert. SAP ILM ist ab ERP 6. 0 Enhancement Package 4 integriert und enthält alle Tools und Komponenten der Enhancement Packages für SAP NetWeaver 7. 0. Mit ILM_NOTIFICATION gibt es eine Neuerung in ILM, die ab Release SAP NetWeaver 7. 5 SPS 14 und SAP ERP EHP 8 SPS 12 oder höher in SAP NetWeaver 7. 53 SPS 01 zu SAP S/4HANA 1809 zur Verfügung steht. SAP ILM lässt sich in lokalen Rechenzentren genauso einsetzen wie beim Cloud-Betrieb von SAP und in hybriden Umgebungen. Das Zusammenspiel von SAP S/4HANA und ILM macht ebenfalls Sinn, da die Datenbanken des ERP-Systems entlastet werden. Fazit Technisch gesehen, können alle Aufgaben, die SAP ILM erledigt, auch manuell durchgeführt werden. Allerdings erfolgt dies unkontrolliert und in den meisten Fällen weder effektiv noch rechtssicher. Es lohnt sich daher ILM zu nutzen, vor allem wenn Lizenzen bereits abgedeckt sind. ILM sorgt für die rechtssicherer Verwaltung der Daten in SAP-Systemen und kann gleichzeitig Datenbanken entlasten und das System beschleunigen.
Und was ist mit dem Einsatz des SAP ILM in den anderen Modulen, z. B. für das Löschen von Debitor- und Kreditor-Stammdaten in SAP FI? Bisher war der Standpunkt der SAP zu diesem Thema klar. Eine Nutzung des SAP ILM abseits von SAP HCM, E-Recruiting und der Learning Solution ist nicht Bestandteil der Lizenz und wird im Rahmen des Lizenz-Audits auf Basis der genutzten ILM-Archivierungsobjekte mitgezählt und berechnet. Diese von der SAP wiederholt angekündigte Verfahrensweise stieß in der SAP-Community naturgemäß auf wenig Gegenliebe. So wurde insbesondere innerhalb der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) heftig gegen diese Praxis protestiert. Die Kritik gipfelte in einem offenen Brief an die SAP AG und wird seitdem dort diskutiert. Man darf gespannt sein, ob die SAP AG sich dem Druck beugt und das SAP ILM seinen Kunden in Zukunft lizenzfrei überlässt. In den nächsten Tagen, spätestens wohl aber bis zum Jahresende wird ein entsprechendes Statement der SAP AG erwartet. Wir sind gespannt!
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