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Die Vorbereitung auf den Krisenfall "Sicherheitskonzept" ist ein Teil der Veranstaltungssicherheit bzw. Besuchersicherheit. Aktuell gibt es meiner Meinung nach keinen "Stand der Technik" für ein Sicherheitskonzept: Was sind die Inhalte? Wann ist ein Sicherheitskonzept "gut"? Es gibt eine Reihe von Arbeitspapieren und Leitfäden, die insbesondere in der Zeit nach der Katastrophe auf der Loveparade 2010 in Duisburg entwickelt wurden. Entsprechend gibt es auch viele Unternehmen, die Sicherheitskonzepte anbieten – und viele verkaufen ihr Konzept als das einzig Wahre und das einzig Richtige. Oft leiden "Sicherheitskonzepte" schon an grundlegenden Mängeln: Da werden z. B. die Aufgaben und Entscheidungsträger durcheinander gebracht oder nicht korrekt bezeichnet oder das Konzept endet letztlich mit der Feststellung, man müsse dann im Einzelfall entscheiden. Was kann die Behörde vom Veranstalter verlangen? Wie erstelle ich ein konzept für eine veranstaltung 1. Hierzu stellt sich bspw. die Frage, ob die Behörde ein Sicherheitskonzept verlangen oder darauf Einfluss nehmen kann.
Einladungen, Marketing & Werbung Ist alles gebucht, haben Sie bereits einen Großteil der Arbeit in Ihrer Eventplanung geschafft. Nun können Sie die Gäste einladen oder eine PR-Kampagne für Ihre Veranstaltung ins Leben rufen, um Teilnehmer zu gewinnen. Nicht nur organisieren, sondern auch kommunizieren, lautet dabei die Devise! Ihre Checkliste für das Veranstaltungsmanagement. Mit einem guten Marketingplan können Sie die Anmeldezahlen insbesondere in den letzten Wochen vor der Veranstaltung erhöhen. Lassen Sie beispielsweise Flyer drucken oder hängen Sie Plakate in der näheren Umgebung auf. Marketingmaterial muss nicht teuer sein und kann sowohl zur Besucherakquise als auch für das Event selbst genutzt werden 8. Datenschutz, Sicherheitslinien und Rechtliches In diesem Punkt sollten Sie besser nichts dem Zufall überlassen. Holen Sie rechtzeitig alle Genehmigungen ein und ziehen Sie im Zweifelsfall einen Fachmann für Veranstaltungssicherheit zu Rate. Informieren Sie sich außerdem unbedingt über die aktuellen Bestimmungen der DSGVO, zum Beispiel beim Datenschutz für Fotos.
Je früher das Motto feststeht, desto besser für die Eventplanung (hier: Onlineprinters-Masterclass) 2. Koordination und Management Wer alles bei der Organisation mitwirkt und wer welche Aufgaben übernimmt, sollte im Vorfeld geklärt werden. Erstellen Sie neben einem Übersichtsplan einzelne Teilpläne mit den Aufgabenfeldern, die für die jeweiligen Teammitglieder relevant sind. 3. Erstellen Sie einen Zeitplan Timing ist alles! Deshalb darf das Zeitmanagement in Ihrer Eventplanung auf keinen Fall fehlen. Professionelles Hygienekonzept für Events in Corona-Zeiten| sekretaria.de. Sie sollten möglichst früh mit der Vorbereitung starten. So haben Sie genügend Vorlauf für Reservierungen und Terminabstimmungen mit Locations, Rednern und Referenten, Show-Acts sowie mit dem Catering. Wer faltet wann wie viele Sitzgelegenheiten? Auch scheinbar nebensächliche Aufgaben sollten früh verteilt werden 4. Budgetplanung Nicht weniger wichtig für die erfolgreiche Planung eines Events sind die Kosten. Legen Sie einen finanziellen Rahmen fest und schätzen Sie den erwartbaren Gewinn bzw. die zu erwartenden Kosten realistisch ein.
Als Veranstaltungsort kann auch das eigene Headquarter dienen; allerings müssen dann sensible Bereiche und Dokumente vorher gesichert werden Spätestens jetzt sollten Sie auch noch mal prüfen, ob der Termin für Ihr Event nicht mittlerweile Konkurrenz bekommen hat: Berücksichtigen Sie bei der Eventplanung Feiertage oder Schulferien sowie Urlaubszeiten und potenzielle Gegenveranstaltungen, die mit dem Termin kolidieren. In der Anfangsphase empfiehlt es sich, ein zweites Datum als Ersatztermin festzulegen. 6. Wie erstelle ich ein konzept für eine veranstaltung online. Detailplanung Nachdem Ort und Datum feststehen, geht es jetzt ans Eingemachte: Das Konzept der Eventplanung steht und wartet darauf, umgesetzt zu werden. Dazu gehören vor allem Reservierung und Buchung der erforderlichen Dienstleister, im Einzelnen zählt dazu: Catering finden Musik auswählen ( GEMA-Gebühren für Lizenzen überprüfen! ) Mobiliar und Technik bestellen Transportmöglichkeiten abklären Dekoration auswählen Fotografen buchen Security-Service anheuern Speaker finden (bei Tagungen, Kongressen und Konferenzen) Bei der Eventplanung wird oft vergessen, dass Musik GEMA-pflichtig ist; ein gebuchter DJ sorgt meist für rechtliche Sicherheit, da dieser die Gebühren in der Regel bereits abgeführt hat 7.
Die Organisation einer Veranstaltung beruht zu mindestens 50% auf Erfahrung! Jedes Event ist ein Unikat mit neuen Herausforderungen, Lösungswegen und Erkenntnissen. Aus der Erfahrung mit hunderten von Veranstaltungen hat evidero-Event-Experte Wolf Rübner einige Erfolgsprinzipien herausgefiltert. Tipps, die Ihnen auch bei kleinen Events helfen können: Von der Idee zum Konzept Auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event kommen wir zu der beinahe wichtigsten Etappe: Sie brauchen gestalterische Ideen. Besser noch ein Konzept. Wir wenden uns der Frage zu: Wie entsteht eigentlich ein erfolgreiches Event-Konzept? Das Konzept ist der Bauplan einer Veranstaltung. Es ist aber auch ein kreativer Leitfaden, der bei der Planung und Organisation gebraucht wird. Die Konzeptentwicklung folgt einem logischen Aufbau: Am Anfang steht die sorgfältige Analyse der Aufgabenstellung und der Rahmenbedingungen. Hygienekonzept für Veranstaltungen | TÜV NORD. 1. Die Aufgabenstellung – das sogenannte Briefing, wie es die Werbeleute nennen Nichts spart mehr Zeit und Kosten als ein gutes Briefing.
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