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Im Spotlight des heutigen Blogbeitrags steht der Prozessablauf unserer effizienten Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung. Dank des digitalen Posteingangs reduzieren Sie die Liege- und Transportzeiten eingehender Dokumente signifikant. Sie optimiert die Bearbeitung der Eingangspost bereits beim Eintreffen in Ihrem Unternehmen. Eingangspost scannen und klassifizieren Alle eingehenden Dokumente müssen im ersten Schritt indiziert bzw. klassifiziert werden. Dazu müssen sämtliche Belege digital vorgehalten werden. Sollte ein Beleg das Unternehmen noch auf dem klassischen Postweg erreicht haben, wird die Eingangspost zuallererst gescannt und somit digitalisiert. Was ist digitale Archivierung? + Vorteile - SER Group. Durch diese Klassifizierung, bzw. das inhaltliche Auslesen werden dann weitere Zusatzinformationen zum Dokument gewonnen. Der erste Schritt im Prozess der Postverarbeitung hat das Ziel, dass die komplette Eingangspost in digitaler Form zur Verfügung steht und somit einheitlich verarbeitet werden kann. Digitale Postverteilung im Unternehmen Nach erfolgreicher Klassifizierung können alle Eingangsbelege per regelbasiertem Workflow bearbeitet und dem richtigen Bearbeiter zugewiesen werden.
Eingang Ihrer Post bei ODS Wir erhalten Ihre Post per Nachsendeauftrag, Postfachleerung oder Kurierabholung 2. Scanprozess mit Hochleistungsscannern Ihre Post wird bei ODS geöffnet, sortiert und via Scan tagesaktuell digitalisiert 3. Klassifizierung der Post nach Ihren Vorgaben Die gescannten Dokumente werden entsprechend Ihrer definierten Kriterien erfasst und z. B. Digitale archivierung der eingangspost den. einzelnen Abteilungen zugeordnet (Reisekosten & Rechnungen = Buchhaltung, Bewerbungen = Personalabteilung, …) 4. Bereitstellung der digitalen Dokumente tagesaktuell Sie erhalten umgehend die Daten auf dem von Ihnen gewünschten Weg, z. per SFTP, ODS-Cloud, E-Mail oder über eine vordefinierte Schnittstelle 5. Weitere Bearbeitung der Originaldokumente Sie entscheiden, ob ODS Ihre Eingangspost im Original einlagern und nach vier Wochen vernichten soll. Auf Wunsch erhalten Sie auch alle Originaldokumente per Kurier. Fallstudie aus der Praxis: Unser Kunde RISER über die Digitalisierung der Eingangspost durch ODS Das sagt Peter Grundmann, Leiter Vertrieb, Partnermanagement & Marketing RISER ID Services GmbH: Die RISER ID Services GmbH ist ein Onlinedienst für elektronische Auskünfte direkt aus allen Meldeämtern Deutschlands, Österreich und der Schweiz.
Trotz zunehmender Digitalisierung werden täglich eingehende Dokumente wie E-Mails, Formulare, Rechnungen und Belege in sehr vielen Unternehmen noch manuell erfasst und sortiert, um danach in z. B. ein DMS, ERP oder FiBu übertragen zu werden. Dieser Vorgang ist ineffizient und kostet viel Zeit und Geld. Stattdessen lohnt sich die Anschaffung einer Software für die digitale Posteingangsverarbeitung. Digitale archivierung der eingangspost der. Was ist ein digitaler Posteingang? Die primäre Funktion eines digitalen Posteingangs liegt darin, eingehenden Informationen zentral, automatisiert und zuverlässig zu registrieren, erfassen und bereitzustellen – egal in welchem Format. Es spielt also keine Rolle, ob eintreffende Papierpost oder vollständig digitale Informationen verarbeitet werden sollen. Wie ein intelligenter digitaler Assistent analysiert die Software eingehende Dokumente und bereitet sie für die Folgeverarbeitung vor. Das können je nach Dokument gänzlich verschiedene Szenarien sein. Vorteile der digitalen Posteingangsverarbeitung Die digitale Posteingangsverarbeitung bietet eine Menge Vorzüge gegenüber der manuellen Variante.
So können Sie flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren. Um sich von den Vorteilen eines digitalen Posteingangs in Verbindung mit einem ganzheitlichen ECM-System für Ihr Unternehmen zu überzeugen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten und Wettbewerbsvorteile die digitale Transformation des Posteingangs, Dokumentenmanagementsystems und weiterer Anwendungen sich für Ihr Unternehmen ergeben können. Die Vorteile eines digitalen Posteingangs sind nur einen Klick entfernt. Sie haben weitere Fragen zum Thema "Postsendungen digitalisieren"? Elektronische Archivierung: Vorteile und Nachteile. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Gerne beantworten wir unverbindlich Ihre Fragen und helfen Ihnen, die richtige Lösung zu finden.
Ein digitales Archivierungssystem ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Fakten und Vorteile elektronischer Archivierung Der große Vorteil der digitalen Archivierung für Sie und Ihr Unternehmen liegt zunächst darin, dass diese technologieneutral ist. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Digitaler Posteingang - Post & Briefe digitalisieren | d.velop AG. Für Sie bedeutet das, frei zu sein in der Wahl des entsprechenden Systems. Dennoch muss dieses einigen rechtlichen Vorgaben genügen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software zur digitalen Archivierung darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.
Dadurch kann das volle Potenzial des digitalen Posteingangs ausgeschöpft werden, indem auch die nachgelagerten Prozesse im Unternehmen digital transformiert werden. Wichtig ist dabei vor allem, dass der digitale Posteingang über entsprechende Schnittstellen zu den in den einzelnen Abteilungen genutzten Programmen verfügt. Digitale archivierung der eingangspost 2. Nur so können die Informationen und Daten aus dem Posteingang sinnvoll nutzbar gemacht werden. Am besten eignet sich hierzu eine modulare All-in-one-Plattform wie agorum core. Neben dem digitalen Posteingang sind bereits weitere innovative Funktionen enthalten, welche dank des modularen Aufbaus individuell genutzt werden können. Im Vergleich zu Insellösungen mit einzelnen Programmen für verschiedene Anwendungen oder speziell programmierte Individuallösungen erhalten Sie mit einer All-in-one-Lösung nicht nur ein perfekt aufeinander abgestimmtes System, sie behalten auch die Kontrolle über die eigenen Firmendaten. Zudem lässt sich agorum core dank des modularen Aufbaus leicht anpassen und erweitern.
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