Kleine Sektflaschen Hochzeit
Ist den Arbeitnehmern beispielsweise die private E-Mail-Nutzung gestattet, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Untersagung der privaten E-Mail-Nutzung Zur Lösung dieses Problems kann die private E-Mail-Nutzung untersagt oder die ausschließliche Nutzung externer E-Mail-Dienste vorgeschrieben werden. Um juristisch auf der sicheren Seite zu sein, muss dies schriftlich fixiert, kontrolliert und konsequent durchgesetzt werden. Die schriftliche Fixierung kann z. E mail archivierung betriebsrat de. B. in Richtlinien betreffend der Nutzung der firmeneigenen IT-Infrastruktur, in einer Betriebsvereinbarung, einer Einverständniserklärung der Belegschaft oder im individuellen Anstellungsvertrag erfolgen. Eine sachgerechte E-Mail-Richtlinie sollte den Verarbeitungsprozess einer E-Mail im E-Mail-System über den gesamten Lebenszyklus und Kommunikationsprozess beschreiben und definieren. Dies schließt das oben aufgeführte Verbot der privaten Nutzung der betrieblichen E-Mail-Kommunikationsstrukturen mit ein, welches regelmäßig kontrolliert werden sollte, da aus einer Duldung wiederum eine stillschweigende Erlaubnis abgeleitet werden könnte, die die ursprüngliche Weisung aufhebt.
Doch: Revisionssicher ist nicht gleich datenschutzkonform Der aufmerksame Leser wird sich spätestens an dieser Stelle des Beitrages folgende Frage stellen: Wie kann ein Archivsystem wegen nichtbeachteter Löschpflichten abgemahnt werden, wenn E-Mails vollständig und revisionssicher archiviert werden sollen? Berechtigte Frage. Hier kommt die Auflösung: Die Datenschutzgrundverordnung sieht eine Löschpflicht für alle personenbezogenen Daten vor, die nicht mehr verwendet werden. Dazu zählt auch jegliche E-Mail-Kommunikation. BR-Forum: BR Mailbox und eMail Archivierung | W.A.F.. Eine Speicherung und auch die Verarbeitung von diesen Daten erfolgt nach der DSGVO also immer auf einen bestimmten Zweck hin. Der Zweck kann sich beispielsweise auf die Erbringung einer bestimmten Leistung beziehen, die ohne die Verarbeitung der Kundendaten nicht möglich wäre. Entfällt dieser Zweck nach einiger Zeit, müssen diese Daten gelöscht werden. U Monika M. bewirbt sich bei einem mittelständischen Unternehmen der Tourismusbranche als Sachbearbeiterin. Typischerweise enthält die Bewerbung relevante persönliche Daten, wie Anschrift, Geburtstag und vieles mehr.
Generell meint die E-Mail-Archivierung das langfristige und systematische Schützen und Speichern von Daten in E-Mail-Nachrichten. Dabei ranken sich zahlreiche Irrtümer um die Archivierungspflicht. Beispielhaft zu nennen sind hier Gedanken, dass nur Rechnungen archivierungspflichtig seien, dass Ausdrucken der E-Mails völlig ausreiche, durch Backup-Systeme die Archivierung doch mit abgedeckt würde und dass die Archivierungspflicht ja ohnehin nur für die Big Player gelte. Falsch! Die Archivierungspflicht betrifft jeden Kaufmann, Handelsgesellschaften und auch juristische Personen. E mail archivierung betriebsrat mail. Die Archivierungsdauer unterscheidet sich je nach Art der Korrespondenz. Während für herkömmliche Handels- und Geschäftsbriefe (also jegliche geschäftliche E-Mail-Kommunikation) eine 6-jährige Archivierungsdauer vorgesehen ist, müssen Buchungsbelege, Rechnungen sowie Bilanzen und Jahresabschlüsse bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Die seit Mai 2018 aktive Datenschutzgrundverordnung stellt nach wie vor ein brisantes Thema dar. Besonders dann, wenn es um die konkrete Umsetzung geht. Nach knapp drei Jahren bescheinigen diverse Umfragen noch großen Handlungsbedarf bei Unternehmen. E mail archivierung betriebsrat gmail. In einer Statista-Umfrage im September 2020 gaben lediglich 37 Prozent der 504 befragten Unternehmen an, die DSGVO größtenteils umgesetzt zu haben. Grund für den niedrigen Prozentsatz seien die zum Teil unklaren Vorschriften und zusätzlichen Anforderungen, die die DSGVO quasi zum "Fass ohne Boden" machen. Die Regelungen der DSGVO erstrecken sich auf nahezu alle Geschäftsaktivitäten, die ganz besonders seit vergangenem Jahr zunehmend digital abgewickelt werden. Einen besonderen Stellenwert nimmt hier die E-Mail-Kommunikation ein, da sie aus der Geschäftswelt kaum noch wegzudenken ist. Damit einher gehen auch zunehmende rechtliche Anforderungen hinsichtlich der geschäftlichen Korrespondenz – und ihrer Aufbewahrung. Und diese werden oftmals noch vollkommen unterschätzt: Dass auch ein, den datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht entsprechendes, Archivsystem teuer werden kann, zeigt der Fall der Deutsche Wohnen aus dem Jahr 2019.