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Facility-Management-Experten der FM-Dienstleister, - Nutzer und –Berater bilden den GEFMA-Arbeitskreis "Ausschreibung und Vergabe im Facility Management". Muster-LV - Elektroinstallation Ausschreibungs-Vorlage für Baukalkulation -. Das Gremium befasst sich mit der Entwicklung von branchengerechten Vorlagen für Verträge und Leistungsbeschreibungen. Darüber hinaus aber vor allem mit der Ausarbeitung eines Standards zur Beschaffung von Immobiliendienstleistungen. Leitung Arbeitskreis Ausschreibung und Vergabe im Facility Management: Wolfgang Inderwies / Klaus Forster
Und zum anderen signalisiert der Auftraggeber durch die Entlohnung, wie viel ihm das Projekt und die Arbeit daran wert sind. Warum sollte sich ein Dienstleister mit voller Kraft engagieren, wenn der Auftraggeber von seiner Idee offensichtlich selbst nicht so überzeugt ist, dass er bereit ist, eine nennenswerte Summe zu investieren? Tipp 5: Einen Zeitplan aufstellen. Wann soll das Projekt beginnen? Und wann muss es abgeschlossen sein? Wenn der Auftraggeber die Zielsetzung und die einzelnen Projektaufgaben definiert hat, sollte er sich überlegen, wie lange die Ausschreibungsphase andauern soll. Je länger das Projekt ausgeschrieben ist, desto mehr Angebote werden eingehen. Auf der anderen Seite verschiebt sich dadurch aber auch der Zeitpunkt, an dem das Projekt startet, nach hinten. Gibt es einen festen Termin, an dem das Projekt auf jeden Fall beendet sein muss, sollte der Auftraggeber das in der Projektausschreibung angeben. Der Dienstleister kann so besser planen und vor allem einschätzen, ob er die Projektdurchführung in der vorgegebenen Zeit überhaupt bewerkstelligen kann.
Tipp 6: Keine schützenswerten Informationen preisgeben. Die Projektausschreibung sollte zwar so ausführlich und präzise wie möglich sein. Doch gleichzeitig sollte der Auftraggeber immer im Hinterkopf behalten, wo die Informationen kommuniziert werden und wer Zugriff darauf hat. Vertrauliche, private und andere schützenswerte Informationen sollten vor allem in einer öffentlichen Projektausschreibung auf das absolut notwendige Mindestmaß beschränkt sein. Denn zum einen sind solche Angaben nun einmal nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Und zum anderen liest die Konkurrenz mit. Auf Plattformen, über die Projekte ausgeschrieben werden können, besteht meist die Möglichkeit, in den Einstellungen festzulegen, wer welche Angaben abrufen kann. Zudem gibt es oft eine Funktion, durch die der Dienstleister eine Vertraulichkeitserklärung abgibt. Kommuniziert der Auftraggeber die Projektausschreibung direkt, kann er potenziellen Dienstleistern mitteilen, dass er auf Anfrage weiterführende Informationen bereitstellt.
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