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Die elektronische Akte hat sich nicht nur in der öffentlichen Verwaltung vielerorts schon fest etabliert. Das ist nicht nur dem stetig steigenden Aufkommen an digitalen Originalen geschuldet. Die Zahl der elektronisch ausgefüllten Formulare, E-Mails und Dokumente steigt ständig weiter an. Auch die gesetzlichen Vorgaben zu Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Unternehmen tragen dazu bei, dass die e-Akte immer weitere Verbreitung findet. Definition der e-Akte Die e-Akte ist der zentrale Sammelort für alle Informationen, die im Laufe eines Verwaltungsvorgangs entstehen. So bündelt die e-Akte ganz unterschiedliche Dokumententypen wie Textdokumente, Scans oder E-Mails. Um eine intuitive Bedienung zu ermöglichen, gleichen e-Akten in ihrem Erscheinungsbild und ihren Strukturmerkmalen üblicherweise den physischen Akten, wie man sie in jeder Verwaltung findet. Anders als bei der einfachen Ablage der Dokumente bieten Ihnen die ECM-Systeme verschiedener Hersteller die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Revisionssicherheit von elektronischen Geschäftsunterlagen.
Für die elektronische Aktenführung im Strafverfahren soll eine gesetzliche Grundlage geschaffen werden. Bis zum 31. Dezember 2025 soll die elektronische Aktenführung dabei lediglich eine Option darstellen. Ab dem 1. Januar 2026 sollen neu anzulegende Akten dann nur noch elektronisch zu führen sein. Damit soll die flächendeckende, verbindliche Einführung der elektronischen Aktenführung im Bereich der Strafjustiz bereits jetzt gesetzlich vorgegeben werden. Die verbindliche Einführung in den übrigen Verfahrensordnungen der ordentlichen Gerichtsbarkeit und der Fachgerichtsbarkeiten, in denen bereits jetzt eine optionale elektronische Aktenführung möglich ist, soll gesonderten Gesetzgebungsvorhaben vorbehalten bleiben.
Organisation Dozent/in: Clemens Hormuth Zielgruppe Alle Personen die sich fundiert über verschiedene Aspekte der E-Akte, ihre Einführung und die Auswirkung auf die einführende Organisation informieren wollen. Ziele Die Seminarteilnehmer erwerben umfangreiche Kenntnisse über verschiedene Aspekte der E-Akte Inhalte Warum führen wir Akten? Grundsätze, Aufgaben und Ziele der Schriftgutverwaltung Was ist eine elektronische Akte? Ziele und Nutzen der E-Akte Veränderungen durch die E-Akte (Organisation, Prozesse, Arbeitsweise) Umgang mit Posteingängen und –ausgängen Einführung der E-Akte Veränderungsmanagement Dieses Seminar ist keine Software-/Produktschulung, sondern soll einen Überblick und generelles Verständnis für die E-Akte geben. Hinweis TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN Sie benötigen ein mit dem Internet verbundenes Endgerät (Desktop-PC, Laptop oder Tablet). Eine Teilnahme ist grundsätzlich auch mit Ihrem Smartphone möglich. Ihr Gerät muss Ton wiedergeben können entweder über Lautsprecher bzw. Kopfhörer.
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