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zuletzt aktualisiert am: 7. Juni 2021 Verarbeitungsverzeichnis als Verein – Brauch ich das wirklich? Als Verein, Selbständiger oder Geschäftsführer eines kleinen oder mittelständischen Betriebes brauchen Sie in der Tat ein Verarbeitungsverzeichnis bzw. offiziell ein "Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten" (VVT) – früher auch "Verfahrensverzeichnis" genannt. Rechtliche Grundlage Die Datenschutzgrundverordnung sieht vor, dass jeder, der regelmäßig Daten verarbeitet, ein Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten führen muss. Ganz genau liest sich das im Artikel 30 ("Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten") so: Jeder Verantwortliche und ggf. sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen. (…) ( Art. 30 DSGVO) Dann folgen ziemlich viele Angaben, was in dem Verzeichnis drin stehen muss (lit. a-g), wie es zu führen ist und dass man es "der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung" stellen muss (Art. 30 Nr. 4). Unter Punkt 5 findet sich dann (scheinbar) eine Ausnahmeregelung: Die (…) genannten Pflichten gelten nicht für Unternehmen oder Einrichtungen, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen, sofern die von ihnen vorgenommene Verarbeitung nicht ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen birgt, die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt oder nicht die Verarbeitung besonderer Datenkategorien (…) einschließt.
Denn die Behörden haben nach Erwägungsgrund 13 "bei der Anwendung dieser Verordnung die besonderen Bedürfnisse von Kleinstunternehmen sowie von kleinen und mittleren Unternehmen zu berücksichtigen. " Externe Links Behörden Datenschutzkonferenz DSK ► Kurzpapier Nr. 1 – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Art. 30 DS-GVO ( Link) Datenschutzbehörde Niedersachsen ► Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (DS-GVO) ( Link) Datenschutzbehörde Bayern ► Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO ( Link) Datenschutzbehörde Rheinland-Pfalz ► Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ( Link) Datenschutzbehörde Sachsen-Anhalt ► Muster zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Verantwortlicher gem. Artikel 30 Abs. 1 DSGVO ( Link) Datenschutzbehörde Sachsen-Anhalt ► Muster zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Auftragsverarbeiter gem. 2 DSGVO ( Link) Datenschutzbehörde Bayern ► Musterverzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ( Vereine, Kfz-Werkstatt, Handwerksbetrieb, Arztpraxis, WEG-Verwaltung, Online-Shop, Beherbergungsbetrieb) Datenschutzbehörde Österreich ► Datenschutz-Grundverordnung Leitfaden – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeit, Seite 27 ( Link) Data Protection Authority UK ► Documentation ( Link) Data Protection Authority Luxembourg ► Data Protection Basics: The obligations of controllers and processors – 2.
Record of processing activities, Page 5 ( Link) Fachbeiträge GDD ► Praxishilfe – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ( Link) Bitkom ► Das Verarbeitungsverzeichnis ( Link) Stephan Hansen-Oest ► Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ( Link) Dr. Datenschutz ► Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Tipps zur Umsetzung ( Link) VdS ► VdS-Richtlinien zur Umsetzung der DSGVO – 10. 1 Verarbeitungsverzeichnis, Seite 18 ( Link) GMDS ► Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Hinweise zur Erstellung ( Link) IHK Saarland ► Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ( Link) Themen Inhaltsverzeichnis
Beispiele für Kategorien eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO Typische Kategorien von Verarbeitungsverzeichnissen sind: Buchhaltung und Controlling Personalmanagement/Personalentwicklung Zeiterfassung Fortbildungsmanagement Grundsatzangelegenheiten zu Email-Verkehr und Internetseite Einkauf Produktion/Verkauf Compliance Diese Aufzählung ist nicht abschließend, je nach Art bzw. Branche des Unternehmens sind noch viele weitere Datenkategorien (zum Beispiel in Bezug auf G esundheitsdaten) und Prozesse bei der Verarbeitung von Daten im Verzeichnis denkbar. Muster / Vorlage vorausgefüllt als Beispiel - kostenlos Ein vorausgefülltes Muster für die Arbeitszeitverwaltung beim Mindestlohn als Beispiel einer Verarbeitungstätigkeit aus unserem Vorlagen-Paket steht Ihnen kostenlos als Download zur Verfügung. Das gesamte DSGVO Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit über 80 Vorlagen kann als Paket unten kostenpflichtig bestellt werden. ᐅᐅᐅ Kostenlose Mustervorlage als Word Dokument ➽ hier herunterladen!
Weshalb ein Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten (VVT) für den Datenschutz im Verein aus meiner Sicht zwingend notwendig ist, habe ich eben dargestellt. Muster habe ich Ihnen auch verlinkt. Aber jetzt mal "Butter bei die Fische". Jetzt werden wir konkret. Verarbeitungsverzeichnis im Verein Bevor wir uns an die Beispiele wagen, schauen wir noch einmal in den Art. 4 der DSGVO, was eigentlich alles "Verarbeitungstätigkeiten" sind: das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung Ganz schön viel, oder? Daraus ergeben sich also folgende Beispiele für typische Verarbeitungsvorgänge im Verein: Lohnabrechnung über externen Dienstleister (Achtung: keine Auftragsverarbeitung; ggf. Vertrag zur gemeinsamen Verantwortung schließen! )
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Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e. V. zur Verfügung gestellte Muster: und Das von der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) e. erstellte Muster: Hinweise zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten der Datenschutzkonferenz: Muster für Auftragsverarbeitungsverträge Das vom Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e. V., der DKG u. a. ausgearbeitete "Muster-Auftragsverarbeitungs-Vertrag für das Gesundheitswesen": Die Formulierungshilfe für einen Auftragsverarbeitungsvertrag des Bayrischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht, abrufbar unter: Muster zur Umsetzung von Informationspflichten Das von der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) e. erstellte Muster "GDD-Praxishilfe DS-GVO VII", S. 8 ff. :
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