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Bewerberdaten und die DSGVO So gehen Sie datenschutzkonform mit Bewerbungen um Bewerberdaten muss man nach einer bestimmten Frist datenschutzkonform vernichten. © Kameleon007 / iStock / Getty Images Plus Bewerbungsunterlagen jahrelang aufbewahren – dürfen Unternehmen das? Was Arbeitgeber beim Recruiting beachten müssen, damit sie nicht gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstoßen. Bewerbungsunterlagen werden in Unternehmen gerne mal per E-Mail an diverse Mitarbeiter verschickt. Auf manchem Computer finden sich noch die Lebensläufe der Bewerber für Ausbildungsplätze von vor drei Jahren. Und für den Fall der Fälle liegt bei der Personalabteilung ein Stapel mit Bewerbungsmappen von Kandidaten, die bei den letzten Besetzungen leer ausgingen, aber so interessant sind, dass man sie vielleicht bei der nächsten freien Stelle berücksichtigen möchte. Kommt Ihnen bekannt vor? Vorstellungsgespräch Bestätigung nach Einladung | Karriereakademie. Dann sollten Sie sich dringend mit dem Thema Datenschutz beschäftigen – denn all diese Praktiken sind nicht datenschutzkonform.
Für das Formulieren der E-Mail gibt es ein paar Empfehlungen, an die Sie sich halten sollten. Welche sind das? 1. Seien Sie höflich: Mit Ihrer E-Mail möchten Sie einen professionellen Eindruck vermitteln – dafür ist eine höfliche Begrüßung Pflicht. Nennen Sie den Personalverantwortlichen beim Namen. Bedanken Sie sich, wenn Sie z. B. eine Empfangsbestätigung erhalten haben. Eingangsbestätigung Widerspruch Muster. 2. Halten Sie sich kurz: Schildern Sie Ihr Anliegen möglichst kurz und präzise. So kann der entsprechende Personalmanager dieses schnell verstehen und bearbeiten. 3. Formulieren Sie eine präzise Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte die Position beinhalten, für die sich beworben haben sowie Ihren Namen. So kann der Personalverantwortliche Ihre E-Mail leichter zuordnen. 4. Machen Sie Ihr Interesse deutlich: Wenn Sie ein starkes Interesse an der Arbeitsstelle haben, ist das Ihr Antrieb, wegen der Bewerbung nachzufragen. Erinnern Sie Ihren potenziellen Arbeitgeber daran, dass gerade Sie die Stelle optimal besetzen würden.
Jedes Unternehmen sollte genau festlegen, wer Bewerberdaten einsehen darf, rät der Anwalt. "Die Daten dürfen nur an die Mitarbeiter gehen, die ein Mitspracherecht bei der Besetzung der jeweiligen Stelle haben. " Wie lange dürfen Unternehmen Bewerbungsunterlagen aufbewahren? Hier müssen Chefs zwei Fälle unterscheiden: Entweder sie stellen den Bewerber ein oder nicht. Wenn sie ihn einstellen, wandern die Bewerbungsunterlagen in die Personalakte. Wenn das Unternehmen ihn nicht einstellt, gibt es eine zweimonatige Frist, innerhalb der der Bewerber einen Anspruch nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gelten machen kann. Das Unternehmen braucht die Bewerbungsunterlagen, um sich gegebenenfalls gegen einen solchen Anspruch verteidigen zu können: Es hat es ein berechtigtes Interesse, die Unterlagen eine Zeit lang aufzubewahren. Mustertext für einen Zwischenbescheid an Bewerber. Die Datenschutzaufsichtsbehörden der Bundesländer haben allerdings unterschiedliche Ansichten, wie lange das gilt – das reicht von drei Monaten (Baden-Württemberg) bis zu sechs Monaten (Bayern) ab dem Zeitpunkt der Absage.
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