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Wenn Sie Office 365 im Einsatz haben, aber Ihr Unternehmen nach deutschem Recht agiert, gelten für Sie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Wir helfen Ihnen dieses gemäß den EU-DSGVO und GoBD Richtlinien einzurichten. Digitale Archivierung: Wie Sie GoBD-konform archivieren - computerwoche.de. Wir bieten dazu eine standardisierte Lösung an, bei dem jedes Postfach nach Regeln der GoBD gesichert wird. Die E-Mails/Postfächer werden dabei in einem separaten Rechenzentrum gespeichert und sind dann unveränderlich. Mit einem dazugehörigen Workshop (gerne auch via WebCast) stellen wir Ihr Office 365 Exchange so ein, dass Ihre E-Mail Postfächer ordnungsgemäß gesichert werden und schulen Ihre Anwender. Falls Sie dabei Fragen zu Gesetzen und Paragraphen haben, können Sie dies mit unseren sowohl vom TÜV- als auch von der Dekra- zertifizierten Datenschützern besprechen. Ihr Nutzen Office 365 Exchange nach GoBD betreiben Viele praktische Tipps für den Umgang mit der EU-DSGVO Weitere Informationen dazu finden Sie beim Bundesfinanzministerium
Verschlüsselung AtRest Die Verschlüsselung AtRest ist in den Azure Rechenzentren über die Office 365 gehostet und betrieben wird verschlüsselt. Als Technologie wird Bitlocker eingesetzt. Diese Technologie ist erprobt und wird auch bei vielen Unternehmen zur Verschlüsselung von Festplatten von Clients zu Servern zu mobilen Geräten (Windows) eingesetzt. InTransit Wenn Daten hin und her zwischen den Nutzern und dem Rechenzentren gesetzt werden wird die TLS 1. 2 Verschlüsselung mit 256bit Schlüsseln eingesetzt. Zugriff Es besteht je nach Produkt ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem, welches sowohl von Azure AD ausgeht, als auch auf das Berechtigungssystem von SharePoint eingeht und mit ExchangeOnline arbeitet. Dazu kommen aktuell noch getrennt, aber mehr zusammenwachsende System von z. Yammer (Zukauf). Fort-Knox-Prinzip Zusätzlich zu der grundsätzlichen Verschlüsselung der Festplatten und des Transitweges besitzt der Speicher das Fort-Knox-Prinzip. Office 365 archivierung gobd connect. In diesem werden Daten in mehreren mindestens 3 Teile (min.
Bewerber schicken Ihre Bewerbungsdaten heutzutage fast ausschließlich per Mail. Die personenbezogenen Daten liegen im entsprechenden E-Mail-Postfach des jeweiligen Unternehmens. Aufgrund des Klagerecht bei Ablehnung eines Bewerbers sowie dem Zeitraum einer möglichen anschließenden Klage gemäß § 61 Abs. 1 ArbGG i. V. m. § 15 AGG¹ wird ein Richtwert von insgesamt sechs Monaten für die Speiche-rung von Bewerberdaten als angebracht angesehen. Microsoft 365 - Archivierung und Backup im Überblick - RaKöllner. Danach sollten die Daten gelöscht werden. Für den Bereich E-Mail setzt ein Job diese Löschfrist automatisch für NetGovern Archive sowie Exchange / Office 365 um.
Außerdem gibt es die Möglichkeit, lokale Exchange-Postfächer in der Cloud zu archivieren. Exchange-Online-Archivierung für Exchange Server ist das Cloud-basierte Archiv für Benutzer, die ihr primäres Postfach auf Servern mit Exchange Server 2013 oder Exchange 2010 (ab SP2) gespeichert haben. Die Lizenzierung erfolgt über die Enterprise-CAL-Suite. Office 365 archivierung good life. Unternehmen, deren Anwender ihre Postfächer in Office 365 gespeichert haben, können die Archivierung komplett zu Office 365 auslagern.
Die Auskünfte sind binnen eines Monats zur Verfügung zu stellen. Auch die entsprechenden Archivdaten müssen auffindbar sein und be-reitgestellt bzw. exportiert werden. Auch eine Löschung muss möglich sein, sofern die Daten keine geschäftsrelevanten Inhalte aufzeigen. Gerade diese Möglichkeit wird von einigen Archivlö-sungen nicht vollumfänglich unterstützt. E-Mail Archivierung mit Office 365 GoBD und GDPR - Robert.Schöbel.net. Ablaufhemmung gemäß AO Geschäftsrelevante Daten werden mitunter über eine Dauer von 10 Jahren gespeichert. Doch auch eine frühzeitige Löschung ist umzusetzen, sofern die Daten nicht ge-schäftsrelevant sind und gelöscht werden können. NetGovern Archive unterstützt sowohl die frühzeitige Löschung, wie auch die sogenannte Ablaufhemmung auf bestimmte Daten. Mit der Ablaufhemmung werden bestimmte Daten aus der automatischen Löschung genommen und somit "vom Ablauf ge-hemmt". Diese Flexibilität ist insbesondere bei laufenden Prüfungen oder Rechtstreitigkeiten von Be-deutung für viele Unternehmen. Private Kommunikation nach TKG Die gesonderte Handhabung von sensiblen und insbesondere privaten Daten ist eine weitere Komponente, die bei der Auswahl einer Archivlösung beachtet werden sollte.
Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen nutzen Cloud-Dienste wie Microsoft 365. Mit den Vorzügen dieser Anwendungen kommen aber auch potenzielle Risiken, da wichtige Geschäftsdokumente geschützt und archiviert werden müssen. Wir zeigen Ihnen in 6 Punkten, welche Gründe bei der Verwendung von Microsoft 365 für einen hohen Schutz und eine revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Geschäfts-E-Mails sprechen: i Jegliche Verantwortung für Ihre geschäftskritischen Daten bleibt stets an Ihnen haften. Dabei beruft sich Microsoft auf das "Modell der geteilten Verantwortung", denn es ist nicht die Aufgabe von Microsoft, Ihre Daten zu schützen und zu archivieren. Microsoft stellt nur die technische Plattform zur Verfügung. Eine Datensicherung ist nicht integriert. Office 365 archivierung gobd rksv. Das kann die Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften und der Sicherheitsanforderungen beeinträchtigen (z. B. GoBD und DSGVO). Mit Anwendungen wie z. MailStore können Benutzer Mails schnell und unkompliziert suchen und ohne externe Unterstützung wiederherstellen.
Zudem ist es gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen, etwa durch Zugangs- und Zugriffskontrollen. Zur Sicherheit gehört auch die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung. Sie ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. " Aufbewahrung: Dies ist der wichtigste Punkt für die E-Mail-Archivierung. Die GoBD fordern hierbei Folgendes: "Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, so müssen sie auch in dieser Form aufbewahrt werden. Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Elektronisch empfangene Dokumente sind im empfangenen Format aufzubewahren. Sofern eine Konvertierung in ein "Inhouse-Format" erfolgt, sind beide Dateiformate aufzubewahren. Eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht zulä den Daten und Dokumenten ist auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen. Handels- oder Geschäftsbriefe sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
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