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Generell hängen Inhalt und Umfang der Verfahrensdokumentation stark von den individuellen Prozessen und eingesetzten DV-Systemen in Ihrem Unternehmen ab. Sie muss in jedem Fall individuell für Ihr Unternehmen erarbeitet werden. Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation? Wenn Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen, empfehlen wir, dies nicht nur für die Spesen- und Reisekostenabrechnung zu tun. Es bietet sich an, diese gleich für alle Papierbelege in Ihrem Unternehmen zu nutzen. Ersetzendes Scannen – Richtlinien und Voraussetzungen - paperless-solutions. So sparen Sie an mehreren Stellen Zeit und Geld. Für ersetzendes Scannen gibt es eine Muster-Verfahrensdokumentation, welche von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e. V. (DStV) erarbeitet wurde. Diese können Sie als Grundlage nutzen und individuell befüllen. Unterstützung können Sie auch bei Ihrem Steuerberater erfragen. Unser Support beantwortet Ihnen gern Ihre Fragen für die Erstellung Verfahrensdokumentation für die Erfassung Ihrer Spesen und Reisekosten mit Belegmeister.
Viele Unternehmen setzen beim Thema Digitalisierung auf ersetzendes Scannen. Hierbei werden Papierdokumente in die digitale Form umgewandelt - umfangreiche Papierarchive sollen so aufgelöst werden. Was sich zunächst nach einem einfachen Prozess anhört, ist ein mit strengen Vorschriften verbundenes Verfahren. Welche Richtlinien beim ersetzenden Scannen beachtet werden müssen und inwiefern es bessere Alternativen gibt, erläutern wir im Artikel. Definition - Was bedeutet ersetzendes Scannen? Unter dem Begriff ' ersetzendes Scannen ' versteht man die digitale Erfassung von Papierbelegen, sodass diese digital weiterverarbeitet werden können. Beim ersetzenden Scannen wird das elektronische Abbild des Belegs aufbewahrt und das Original in Papierform anschließend vernichtet. Der eingescannte Beleg ersetzt hier also den Originalbeleg. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner canon. Welche Voraussetzungen müssen beim ersetzenden Scannen erfüllt sein? Die Digitalisierung von Belegen unterliegt einigen rechtlichen Vorgaben, die seitens der GoBD geregelt werden.
Die Musterverfahrensdokumentation wurde gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband (DStV) erarbeitet. Auf Grundlage der GoBD bietet die Musterverfahrensdokumentation eine Anleitung der einzelnen Verfahrensschritte für das ersetzende Scannen – vom Posteingang über die Digitalisierung bis hin zur Vernichtung und Archivierung. Das Wichtigste zur Verfahrensdokumentation | Belegmeister. Auch die Digitalisierung steuerrelevanter Dokumente durch mobiles Scannen wird in der Musterverfahrensdokumentation erläutert. Was genau mobiles Scannen ist, wird im Blogbeitrag zu den Neuerungen der GoBD 2020 erklärt.
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Ab sofort steht die Musterverfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege in einer aktualisierten und redaktionell überarbeiteten Fassung zur Verfügung. Die Musterverfahrensdokumentation wurde als Hilfestellung gemeinsam vom Deutschen Steuerberaterverband (DStV) und der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) entwickelt. Sie gibt den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen Formulierungshilfen dafür, wie der Umgang mit digitalisierten Belegen organisiert und dokumentiert werden kann. Damit soll die Vernichtung der originalen Papierbelege ermöglicht werden, ohne negative Folgen für die Ordnungsmäßigkeit und insbesondere die Beweiskraft der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen befürchten zu müssen. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner darkly. Das digitale Belegabbild soll hierzu den Papierbeleg für Nachweis- und Dokumentationszwecke vollständig ersetzen. In der Musterverfahrensdokumentation werden die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung beschrieben.
Wann brauche ich eine Verfahrensdokumentation? Grundsätzlich ist für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gemäß des Grundsatzes der Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation erforderlich ( Randziffer 34 GoBD). Insbesondere für die Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Dokumente – dem sogenannten ersetzenden Scannen – und für das revisionssichere Archivieren ist eine Verfahrensdokumentation notwendig ( Randziffer 136 GoBD). Die Verfahrensdokumentation muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte wiedergeben. Das bedeutet, sie ist immer wieder zu überarbeiten und auf den neuesten Stand zu bringen. Sie muss stets an die sich verändernden Arbeitsabläufe und Versionen der Datenverarbeitungssysteme angepasst werden ( Randziffer 154 GoBD). Liegt keine Verfahrensdokumentation vor oder ist die vorhandene Verfahrensdokumentation ungenügend, führt dies nicht zum Verwerfen der Buchführung, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit dennoch gegeben ist ( Randziffer 155 GoBD).
Ebenfalls gut: die Rückenlehne ist verstellbar und Sitze bequem mit guter Beinfreiheit" Negativ: "Leider war der Flug verspätet und das Board Personal überfordert und lustlos. Damit dann auch nicht freundlich. Deutsch und englisch wurde bei den Durchsagen nur gebrochen gesprochen. Grundsätzlich finde ich internationales Personal super, aber es sollte dann bitte verständlich sein. Erst recht Durchsagen und Sicherheitshinweise. Leider haben die Passergiere versteckt die Augen verdreht und gelacht. Auch nicht in Ordnung! " Positiv: "Gut, freundlich und pünktlich" Positiv: "Das Flugpersonal von Eurowings waren freundlich. Der Flug startete mit 10 Min Verspätung" Negativ: "Ausstattung des Airbus A320 war gut. Verpflegung gegen Zuzahlung war O. K" Positiv: "Auch wenn Condor den Flug nicht selber wahrnehmen konnte, so wurde doch ein super Ersatz gestellt. Flug saarbrücken mallorca heute train. " Negativ: "Late departure" Positiv: "I arrived safely. " Negativ: "The gate attendant at Oslo Airport at gate F18 on February 15 was extremely rude.
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