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Straftat – eine Straftat liegt vor, wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand erschwert wird, mit dem Ziel, Vermögensbestandteile (im Falle eines drohenden Insolvenzverfahrens) beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. § 283 ff. StGB). Ordnungswidrigkeit – eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchführungspflicht könnte eine Ordnungswidrigkeit sein (Steuergefährdung gemäß § 379 AO). Schadensersatz – eine Verletzung der Buchführungspflicht könnte den Vorstand oder Geschäftsführer der jeweiligen Gesellschaft zivilrechtlich schadensersatzpflichtig nach § 93 II AktG bzw. § 43 II GmbHG machen. Archivierung von dokumenten iso 9001 2. Welche Kriterien muss die E-Mail-Archivierung erfüllen? Geschäftsbriefe werden vom Unternehmen an andere Unternehmen oder natürliche Personen versendet. Nachfolgend finden Sie beispielhafte Handlungsfelder in Bezug auf die Nutzung von E-Mails: Postversand per E-Mail – um den Postversand zu dokumentieren, muss laut HGB, § 238 (2) ein geeignetes Duplikat aufbewahrt werden.
Eine große Bedeutung bei der Dokumentation eines QM-Systems kommt dem Einsatz von Formularen zu, die in verschiedensten Bereichen des Qualitätsmanagements verwendet werden können. Dokumente richtig verwalten Qualitätsbezogene Unterlagen lediglich zu erstellen, um zur Funktionsfähigkeit eines QM-Systems beizutragen, reicht nicht aus. Sie müssen verteilt, genutzt und bei Bedarf geändert werden. Dokumentenmanagement: Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Dies ist Aufgabe der Dokumentenverwaltung. Da es sich bei der Erarbeitung einer QM-Dokumentation um ein komplexes und längere Zeit in Anspruch nehmendes Projekt handelt, sollte diese in mehreren Phasen erstellt werden, wobei sich in der Praxis folgende sieben Phasen bewährt haben: Phase 1: Bildung einer Projektgruppe Phase 2: Sammlung der qualitätsrelevanten Unterlagen Phase 3: Klärung von organisatorischen Fragen Phase 4: erster Entwurf Phase 5: Durchsicht und Prüfung des Entwurfs Phase 6: abschließende Bearbeitung des Textes Phase 7: Prüfung, Freigabe und Verteilung In Abschnitt 7. 5 fordert die ISO 9001:2015, dass die qualitätsrelevanten Dokumente und Aufzeichnungen zu lenken sind.
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