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"Wie war's? Wie fandet Ihr es? " sind wohl die häufigsten Sätze kurz nach einem virtuellen Event. Gib dem Wunsch nach Austausch einen Raum und verabredet Euch direkt nach der virtuellen Veranstaltung in einem Videocall. Hier geht es lediglich darum, dass Ihr einmal kurz und schnell Eure Gedanken und Gefühle austauschen könnt; schließlich sind jetzt auch die Erinnerungen noch am frischesten. Außerdem ist so ein Feedback-Call eine hervorragende Gelegenheit, ein wenig Adrenalin abzubauen. Gönn Dir und Deinem Team diesen einen Moment des Herunterkommens. Veranstaltungsplanung Schritt für Schritt, Teil 4 – Haus des Stiftens. Aufzeichnungen bereitstellen Je nachdem welche Event-Plattform oder Videokonferenz-Lösung Du eingesetzt hast, solltest Du spätestens jetzt die aufgenommenen Sessions aufbereiten lassen und On-Demand bereit stellen. Manchmal ist es sinnvoll, die Recordings erst noch von einem Profi schneiden zu lassen. Vor allem bei Einzelvorträgen, die Teil einer Wissens-Datenbank werden sollen, kann sich das lohnen. Diskussionsrunden kannst Du meist im Original belassen.
Vielleicht brauchen Sie zusätzlich z. B. eine Künstlerbetreuung. Und selbst wenn Sie einen Caterer mit der Versorgung ihrer Gäste beauftragt haben – legen Sie auf jeden Fall einen Verantwortlichen fest, der den Service (Essen / Getränke) im Griff hat. Für am Tag der Veranstaltung kurzfristig anfallende Besorgungen, Erledigungen und Aufgaben engagieren Sie falls nötig einen "Runner". Legen Sie am Tag Ihrer Veranstaltung unbedingt einen Termin für ein detailliertes Briefing mit dem gesamten Team und beteiligten Dienstleistern fest! Gehen Sie kurz durch alle Programmpunkte, Zeiten, mögliche Schwierigkeiten und sprechen Sie klar an, wer für welchen Bereich die Verantwortung trägt. 7 Dinge, die in jede Nachbereitung für virtuelle Events gehören. Hier geht es darum, dass jedes Teammitglied auf dem gleichen Stand der Dinge ist. Falls Sie ein sehr hohes Personalaufkommen haben sollten, unterteilen Sie die Briefings in Bereiche. Sorgen Sie aber dafür, dass der Hauptverantwortliche bei allen Briefings anwesend ist. In diesen Termin können Sie auch engagierte Fotografen oder Filmer einbinden.
Zu lange Pausen, das Essen kommt zu spät oder zu früh, der Künstler weiß nicht, wann er auf die Bühne gehen soll. Jede kleine Unsicherheit auf Ihrer Seite überträgt sich auf den Eindruck, den Ihre Veranstaltung hinterlässt. Daher ist es sehr zu empfehlen, sich darüber Gedanken zu machen, wann was passieren soll. Nachbereitung einer veranstaltung checkliste. Zuerst erstellen Sie am besten schon im Vorfeld einen groben Ablaufplan, den Sie im Laufe der Planung immer weiter füllen und feiner gliedern. Dieser Plan beginnt mit der allerersten Anlieferung oder dem Aufbau und endet mit dem allerletzten Stück, das abgebaut oder abtransportiert wird. Oder mit der Endreinigung am nächsten Tag. Berücksichtigt werden sollten alle relevanten Zeiten – auch, wann die Vorspeise serviert werden soll oder wo die Technik eingeladen werden soll. Wenn Sie ein umfangreicheres Hauptprogramm mit mehreren Sprechern oder Künstlern geplant haben, benötigen Sie einen eigenen, detaillierten Regieplan! Wann geht wer auf die Bühne, wie lange ist der Vortrag, wann sollte sich der folgende Redner zur Bühne begeben etc.