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Was das sog. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) angeht, dürften tatsächlich nicht ALLE Wege, aber doch zumindest VIELE Wege nach Rom führen. Obwohl ein VVT nicht erst seit Wirksamwerden der DS-GVO von den allermeisten Daten verarbeitenden Stelle (Verantwortlichen) geführt werden muss, gibt es doch immer noch viel Unwissen, Halbwissen und Missverständnisse zu diesem Thema. Dabei gehen die Meinungen auch bzgl. der tatsächlichen Erstellung eines VVT oft auseinander: – Was gehört in ein VVT, wie detailliert muss es sein? – Muss ich überhaupt ein VVT führen? – Wer führt das VVT? Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten [Muster] - MEINVEREIN - Vereinsverwaltung. Ganz einfach.. Nach Art. 30 Abs. 1 DS-GVO muss jeder Verantwortliche ein "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" (im Folgenden abgekürzt: "VVT") führen. Das Verzeichnis enthält: – einige allgemeine Angaben zum Verantwortlichen (Art. 1 lit a DS-GVO), – eine Auflistung aller "Verarbeitungen" (Art. 4 Ziff. 2 DS-GVO), die in seinem Zuständigkeitsbereich liegen, – mit spezifischen Angaben zu den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten (Zwecke, Datenkategorien, Betroffenenkategorien, Empfänger, Drittlandübermittlungen, Löschfristen, technisch/organisatorische Maßnahmen Art.
Mitgliederverwaltung (Rechtsgrundlage rechtliche Verpflichtung, vertragliche Verpflichtung) Beitragsverwaltung (Rechtsgrundlage vertragliche Verpflichtung) Versand von Informationen über Newsletter-Tool (Rechtsgrundlage Einwilligung; Achtung: Auftragsverarbeitung! ; ggf. Doppel-Achtung bei Übermittlung in Drittland wie USA! ) Versand von Informationen über E-Mail (Rechtsgrundlage abhängig von den Inhalten; Achtung: Auftragsverarbeitung! ) Öffentlichkeitsarbeit mittels Vereinswebsite über Hostinganbieter (Achtung: Auftragsverarbeitung! ) Öffentlichkeitsarbeit mittels Social Media (Achtung: i. Verzeichnis von verarbeitungstätigkeiten beispiel vereinigtes. d. R. gemeinsame Verantwortung! ) –> vgl. Artikel "Darf ich als Verein weiter Facebook nutzen? " Veröffentlichung von Fotos auf der Vereinswebsite (Rechtsgrundlage je nach Fall berechtigtes Interesse oder Einwilligung; Achtung bei Tracking-Tools –> Cookies nur mit Einwilligung) Veröffentlichung von Bildern Minderjähriger auf der Website (Rechtsgrundlage Einwilligung der Erziehunsberechtigten) Meldung an Verband (Rechtsgrundlage vertragliche Verpflichtung) Sie sehen also, die Rechtsgrundlagen variieren.
Wichtig ist besonders die Nachweisbarkeit – vor allem der Einwilligungen. Denken Sie daher daran, mit Ihrem Website-Host und E-Mail-Provider einen AV-Vereinbarung abzuschließen. Und vergessen Sie bei all Ihren Verfahren nicht die Löschfristen. Übrigens, das Verarbeitungsverzeichnis ist die Grundlage, um Ihren Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO nachzukommen. Und weil das Verarbeitungsverzeichnis im Verein so wichtig ist, gibt es meine Erstberatung inklusive VVT. Sie möchten doch lieber etwas Hilfe bei der Erstellung? Dann sprechen Sie mich an! Verzeichnis von verarbeitungstätigkeiten beispiel verein google. Obligatorischer Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Übrigens: Kennen Sie schon den Online-Generator des LfDI zur Erstellung einer Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO? >> Bildquellen Verzeichnis-verarbeitung: Pixabay - megan_rexazin
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