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Damit eine revisionssichere E-Mail-Archivierung gewährleistet ist, muss das verwendete Archivsystem entspechend der GoBD folgende grundlegende Kriterien erfüllen: E-Mails müssen unverändert archiviert werden. Keine E-Mail darf auf dem Weg oder im Archiv verloren gehen. E-Mails müssen kurzfristig wiederauffindbar sein. E-Mails dürfen nicht während der vorgesehenen Lebenszeit gelöscht werden. E-Mail Governance: So werden Archivierung und Datenschutz nicht zum Widerspruch. E-Mails müssen genauso wie sie erfasst wurden, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Durch eine Dokumentation bei Veränderungen in der Organisation und Struktur des Archivs muss die Herstellung des ursprünglichen Zustands möglich sein. Eine Migration auf neue Plattformen muss ohne Informationsverluste möglich sein. Tipp! obwyse bietet dir eine leistungsfähige und sichere elektronische Archivlösung für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen und -fristen: Deine digitalen Geschäftsbelege werden revisionssicher und GoBD-konform für die Dauer von 10 + 1 Jahren in einem ISO-zertifizierten, hochverfügbaren Rechenzentrum am Serverstandort Deutschland gespeichert.
Bezüglich der Archivierungsfrist für E-Mails orientieren sich viele Unternehmen an den steuerlichen Aufbewahrungsfristen, z. B. zehn Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, und übertragen diese auf E-Mails des entsprechenden Typs. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäfts- und Handelsbriefe liegt bei sechs Jahren. Übrigens beginnen die jeweiligen Aufbewahrungsfristen erst dann, wenn der Inhalt der E-Mails keine steuerliche Relevanz mehr hat und die Festsetzung der Steuer abgeschlossen ist. Bei der rechtssicheren Archivierung digitaler Dokumente muss ein besonderes Augenmerk auf die verwendete Hard- und Software gelegt werden. Schließlich müssen die archivierten Belege und E-Mails jederzeit wieder hergestellt, bzw. E-Mail-Archivierung - Allgemeine Themen - Forum für Betriebsräte. wieder lesbar gemacht werden können. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass zur Gewährleistung des betrieblichen Datenschutzes nur berechtigte Personen Zugang zu den archivierten Mails haben. Damit soll sichergestellt werden, dass bereits archivierte Dokumente von Manipulation geschützt sind.
Eine E-Mail-Archivierung heißt aber noch lange nicht, dass die betreffenden Nachrichten auch einfach wiederzufinden sind. Ebenso muss die Frage beantwortet werden: "Wer darf denn die E-Mail von ausgeschiedenen Mitarbeitern überhaupt suchen, finden, einsehen und verwenden? " Einfach Berechtigungen im E-Mail-Archiv neu vergeben Auch wenn elektronische Nachrichten von ausgeschiedenen Mitarbeitern auf dem Mailserver gelöscht sind, stehen diese weiterhin im zentralen E-Mail-Archiv zur Verfügung. E mail archivierung betriebsrat 1. Ein Zugriff ist also durch autorisierte Mitarbeiter möglich. In der Praxis bietet sich hier an, dass beispielsweise der Nachfolger, der Vorgesetzte oder der Vertreter des ausgeschiedenen Mitarbeiters die Berechtigung zur Einsicht in dessen archivierten E-Mail-Verkehr erhält. Hierzu hat der Systemadministrator die ganz einfache Möglichkeit, die Zugriffsberechtigung auf die relevante elektronische Post dem neuen Benutzer zuzuordnen. Dieser Vorgang ist sehr schnell und einfach durchzuführen, so dass nunmehr alle betriebsrelevanten E-Mails von verantwortlichen Personen durchsucht und eingesehen werden können.
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Grundregeln zu Ordnung und Rechtssicherheit: Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit, geordnete Zuständigkeiten, Berücksichtigung von Datenschutzaspekten und Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten Besondere Emailadressen und geteilte Postfächer erleichtern diese Regeln in der Praxis. Und das macht selbst für kleine Unternehmen schon Sinn. Gängige Nutzungsmöglichkeiten sind: Info@.. : Die Standardadresse, die viele einsehen und bearbeiten sollen. Rechnung@…: Zum Empfang von elektronischen Rechnungen (erleichtert die Verarbeitung und Nachverfolgung) Datenschutz@…: Für Anfragen an den Datenschutzbeauftragen, darf nicht archiviert werden Bewerbung@…: Sollte klar nach außen für potenzielle Bewerber kommuniziert werden. Es darf keine Archivierungen ohne ausdrückliche Erlaubnis zur weiteren Aufbewahrung stattfinden. In der Regel Bewerbungs-E-Mails sechs Monate nach dem Bewerberverfahren löschen. E mail archivierung betriebsrat yahoo. Betriebsrat@…: Ist besonders zu schützen, denn sie darf nur vom Betriebsrat eingesehen werden.
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