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Sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich sammeln sich eine Menge von Belegen, Rechnungen etc. an. Welche Unterlagen im Jahr 2012 entsorgt werden dürfen, zeigt der folgende Überblick. Betriebliche Unterlagen Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem z. B. die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Frist von zehn Jahren gilt z. für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Inventare und Buchungsbelege. Wurden die Unterlagen in 2001 oder früher erstellt, können sie in 2012 vernichtet werden.
Ende der Aufbewahrungsfrist zum 31. 12. 2013 Am 31. 2013 können Handelsbücher, Inventar e, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2003 vernichtet werden, sofern in den Dokumenten 2003 der letzte Eintrag erfolgt ist. Am 31. 2013 können des weiteren Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2007 empfangen oder abgesandt wurden, sowie die anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus dem Jahre 2007 und früher vernichtet werden. Für die Steuererklärung en relevante Unterlagen können aus dem Jahr 2002 vernichtet werden, sofern die Steuererklärung 2002 in 2003 abgegeben worden ist. Aufbewahrungspflicht über den 31. 2013 hinaus Am 31. 2013 dürfen solche aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden, die für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind, etwa weil die steuerliche Festsetzungsfrist infolge eines eingetretenen Ablaufhemmungstatbestandes noch nicht abgelaufen ist. Stand: 29. November 2013
Zu Beginn des Jahres kann in der Arztpraxis endlich ausgemistet werden, viele Unterlagen können jetzt vernichtet werden. Von welchen steuerlich relevanten Dokumenten Sie sich jetzt trennen dürfen und welche Besonderheiten für ärztliche Dokumentationen und Patientenunterlagen gelten, haben wir für Sie zusammengefasst. Im Laufe der Jahre sammeln sich in einer Praxis jede Menge Unterlagen an. Die meisten davon müssen sehr lange aufbewahrt werden, auch wenn das Steuerjahr längst vorbei und die Patientenakte längst geschlossen ist. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist es sinnvoll, direkt in den ersten Tagen des neuen Jahres alte Quittungen, Rechnungen und Briefe zu vernichten. Allerdings müssen niedergelassene Ärzte, genau wie andere Unternehmer auch, die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen streng beachten. Und das ist manchmal gar nicht so einfach, denn diese fallen je nach Art der Unterlagen unterschiedlich aus. Viele steuerrelevante Unterlagen müssen auch dann noch vollständig sein und aufgehoben werden, wenn die Steuererklärung längst abgegeben und der Bescheid rechtskräft ist.
Daher sei es sinnvoll, auch die privaten Auszüge zehn Jahre aufzubewahren. 6. Andere Fristen – was zählt wirklich? Für Verwirrung können unter Umständen kürzere Fristen in anderen Zusammenhängen sorgen. Thomas Schroeder rät dazu, sich in solchen Fällen konsequent an den steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu orientieren. Damit sei man im Zweifelsfall auf der sicheren Seite. Beispiel Mindestlohngesetz (MiLoG): Es verpflichtet viele Arbeitgeber, Arbeitszeiten zu dokumentieren und zwei Jahre aufzubewahren. Diese Aufzeichnungen können jedoch auch in einer Betriebsprüfung steuerlich relevant sein. "Daher empfehle ich meinen Mandanten, die Unterlagen die vollen zehn Jahre aufzubewahren", sagt Schroeder. 7. Diese Unterlagen sollten Sie auch aufbewahren Bei einigen anderen Unterlagen rät der Experte hingegen dazu, sich bei der Aufbewahrung nicht nach den an steuerlichen Fristen zu richten: Belege für die Einzahlung in die Handwerkerpflichtversicherung zur Rentenversicherung sollten Sie so lange aufbewahren, bis die Deutsche Rentenversicherung die Zeiten anerkannt und im Versicherungsverlauf dokumentiert hat.
Positionsanzeige Sie sind hier: Startseite Aktuelles Steuernews für Mandanten Dezember 2013 Inhalt Ablagecheck: Unterlagen aus 2003 bzw. 2007 können vernichtet werden Aufbewahrungspflichten Gewerbetreibende Unternehmer, sonstige bilanzierungspflichtige, selbstständig Tätige mit Gewinnermittlung durch Überschussrechnung und alle sonstigen Steuerpflichtigen, die Überschusseinkünfte von mehr als 500. 000 € im Kalenderjahr erzielen, unterliegen bestimmten steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Aufbewahrungspflichten gelten u. a. für Bücher, Bilanzen und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte oder für die Geschäftskorrespondenz. Aufbewahrungsfristen, Beginn Für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Aufzeichnungen und Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten, die Überschusseinkünfte von mehr als 500. 000 € betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
"Office Manager berücksichtigt übrigens die Möglichkeiten der WORM-Software rdxLock insbesondere hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Aus dem Belegdatum und dem Aufbewahrungszeitraum errechnet Office Manager automatisch den Zeitpunkt, ab dem ein Beleg gelöscht werden darf", informiert Harald Krekeler. Office Manager ist als 32 und 64 Bit-Edition für Windows-Betriebssysteme ab XP in einer Enterprise-Version für Firmennetzwerke sowie als Edition "Pro" für Einzelarbeitsplätze erhältlich. Über Letzte Artikel Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager" vorgestellt. Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert.
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