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Der Weg zur digitalen Archivierung Der Kauf eines Scanners ist der erste Schritt zum papierlosen Büro. Hiermit lassen sich Lieferscheine, Rechnungen und Verträge einfach und schnell digitalisieren. Noch einfacher ist es, sich von den Lieferanten sämtliche anfallenden Rechnungen bereits gleich als Datei schicken zu lassen. Ideal geeignet hierfür ist das PDF-Format. Vor und nachteile digitale archivierung 2020. Dieses Format entspricht den Vorgaben des Handelsgesetzes und wird noch viele Jahre in Gebrauch sein. Für die Verwaltung der digitalisierten Belege wird zudem eine entsprechende Software benötigt. Sie sorgt für die Archivierung und Verwaltung der Dokumente. Die Auswahl der Anbieter ist mittlerweile groß und unterscheidet sich meist anhand der Lizenzierung. Bei Open Source-Systemen fallen in der Regel nur einmalige Zahlungen an, andere Anbieter verlangen regelmäßige Lizenzentgelte oder eine jährliche Gebühr. Bei der Auswahl des passenden Systems ist insbesondere die Branche zu berücksichtigen, denn die Hersteller bieten maßgeschneiderte Lösungen für viele Branchen an.
Verfügbarkeit an jedem Ort Eine digitale Speicherung aller notwendiger Dokumente kann für alle Mitarbeiter und Dich selbst überall zugänglich sein – das erhöht die Effizienz. Selbst wenn Du Tausende Kilometer weit entfernt in Bali am Strand sitzt, während Deine Mitarbeiter hier im Regen frieren, könnt ihr dennoch gemeinsam und zeitgleich an einem Projekt arbeiten, ohne dass ihr Faxe hin und herschicken müsst. (Faxe? Was war das noch? Genau. ) Kostenersparnis Ein papierloses Büro erspart jede Menge Papier-, Druck- und Kopierkosten. Und weil Kopierstau, Druckpapierstau und ähnliche Nervereien wegfallen, erspart es auch so manche Nerven. Vereinfachte Kommunikation Die Kommunikation wird mit einem papierlosen Büro schneller und einfacher. Moderne, globale Dateistandards machen es möglich. Eine PDF-Datei ist heute zum Beispiel sehr leicht erstellt und schnell verschickt. Ordnung halten wird viel einfacher Viel Zeit geht in Büros dafür drauf, Papiere in den Ablagen zu suchen. Vor und nachteile digitale archivierung berlin. Erst recht, wenn alle eine unterschiedliche Vorstellung von System und Ordnung haben – manche Akten werden nie wieder gefunden.
Vorteile der E-Akte Die digitale Aktenführung vereinfacht und beschleunigt die Verwaltung von Akten und Statistiken. So sind weniger personelle Ressourcen notwendig, um E-Akten zu pflegen und diese für andere Personen nutz- und einsehbar zu machen. Daher bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile: Die Daten sind Zeit- und Ortsunabhängig. Das heißt, dass diese zeitlich und räumlich flexibel bearbeitet werden. E-Akten bieten Revisionssicherheit. Vor allem bei bestimmten Aufbewahrungs- und Löschfristen, die bei Rechnungen und Personalakten zu beachten sind. Eine gleichzeitige Aktenbearbeitung ist möglich, womit Zeit und Aufwand gespart werden. Der Zuordnungs- und Suchaufwand lässt sich vermindern und die Langzeitarchivierung wird vereinfacht. Papierloses Büro – Was sind die Vorteile und Nachteile?. Die E-Akte ist kostengünstiger und umweltfreundlicher als die klassische Papierarchivierung. Unternehmen sparen mit der digitalen Archivierung sehr viel Platz – somit werden zum Beispiel Aktenschränke und Papierarchive abgelöst. Da durch die digitale Ablage vieles vereinfacht wird, spart man durch die Digitalisierung im Aktenbereich Zeit, Geld und Raum.
Laut einer Studie liegt beispielsweise das Sparpotential einer Landesbehörde alleine bei den Personalkosten bei etwa 800. 000 Euro. Trotz der Angst vor einer Manipulation der Daten durch Hacker, ist die Sicherheit von elektronischen Aktenallgemein betrachtet nicht geringer als die von Akten in Papierform. Teilweise sind Unterlagen auf Papier sogar leichter zu manipulieren als im Dateiformat. Nachteile der E-Akte Trotz der zahlreichen Vorteile wird auch über Nachteile in Bezug auf die elektronische Archivierung diskutiert. Dabei wird meistens hervorgehoben, dass E-Akten schwieriger zu schützen wären als klassische Archive, die Papierakten benutzen. Darüber hinaus entsteht ein hoher Aufwand für die digitale Erfassung – das Scannen sowie indexieren – von bestehenden Dokumenten in Papierform. 10 Vorteile der elektronischen Ablage von Dokumenten | AMAGNO. Letztlich wird über die Umsetzung und die Schulung des Personals diskutiert, das die neuen technischen Methoden der Archivierung erlernen müsste. Wenn man sich für die Einführung einer E-Akte entscheidet, ist es wichtig gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und der IT die Anwender zu informieren und zu schulen, dann steht einer digitalen Archivierung nichts im Wege.
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