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Beginne lieber mit einer deiner wichtigsten Aufgaben des Tages. Wenn du die erledigt hast, dann kümmerst du dich um deine E-Mails. So hast du schon etwas Wichtiges vom Tisch, bevor du dich in deinen E-Mails verlierst. Regel 2: Fasse jede E-Mail nur einmal an. E-Mails behandelt man am besten wie heiße Kartoffeln: Man nimmt sie nur einmal kurz in die Hand. Die Realität sieht anders aus: Wir überfliegen eine E-Mail, wenn sie eintrifft. Dann lesen wir sie später noch einmal, wenn wir im Posteingang umherwuseln. Anschließend lesen wir sie noch einmal, wenn der Absender sich nach dem aktuellen Stand erkundigt. Und schließlich lesen wir sie erneut, wenn wir sie endlich bearbeiten. Mache es anders: Wenn du die E-Mail liest, dann entscheide dich sofort, was damit zu geschehen hat. 10 regeln beim schreiben einer e mail gmx. Das heißt nicht, dass du das Anliegen darin sofort erledigen musst, aber sortiere die E-Mail dorthin, wo sie hin gehört. Dazu hilft dir das LAHA-Prinzip. Regel 3: Kurz und knapp Es gilt der Grundsatz: E-Mails werden nicht gelesen.
Die Nicht-Beachtung dieser und der nächsten beiden Regeln ist eine der größten Ursachen der Mailflut. Klicke besonders niemals auf "Allen Antworten", um nur kurz "Danke" zu sagen. Regel 6: Nutze das CC-Feld sparsam. Verzichte darauf, alle möglichen Leute ins CC aufzunehmen. Lass besonders jene weg, die deine E-Mail vielleicht auch noch interessieren könnte. Und wenn du unbedingt jemanden ins CC aufnimmst, dann schreib in der E-Mail weshalb. Bei mir steht häufig unterhalb des Grußes: cc an Frau Meier zur Kenntnis cc an Herrn Müller zur Verteilung innerhalb der Abteilung etc. Regel 7: Verzichte auf BCC. Es gibt nützliche E-Mail-Funktionen, es gibt überflüssige und es gibt das BCC-Feld. 10 regeln beim schreiben einer e mail 1. Eigentlich gibt es nur einen einzigen Grund, das BCC-Feld zu nutzen: Nämlich wenn du eine E-Mail an viele Empfänger schickst, die sich nicht kennen, und du keine fremden E-Mail-Adressen verteilen möchtest. Sonst gibt es keinen Grund, das BCC zu nutzen. Besonders nicht, um z. B. deinem Vorgesetzten zu zeigen, dass du etwas tust.
Der Empfänger sollte zudem bei jeder Mail im Vordergrund stehen – daher ist es wichtig immer empfängerorientiert zu kommunizieren und den Schreibstil dementsprechend anzupassen. Generell kann man jedem Empfänger durch eine positive und aktive Wortwahl das Verständnis vereinfachen. 4. Smileys: nur in Maßen Während Smileys in Mails, die an Freunde oder Familie adressiert sind, vollkommen in Ordnung sind, sind sie in Geschäftsmails deplatziert. Sie stören den Lesefluss und wirken unseriös. Der E-Mail-Knigge empfiehlt also: Bei E-Mails an Kunden, Kollegen und Vorgesetzte auf den Einsatz von Smileys komplett verzichtet werden. 5. Höflich bleiben Ein guter Ton ist in der Arbeitswelt das A und O. E-Mails schreiben: Tipps für erfolgreiche Mails. Daher gilt es auch in Mails, stets freundlich zu bleiben. Dies gelingt vor allem mit einer höflichen Anrede und einer freundlichen Verabschiedung. Viele aufeinanderfolgende Frage- oder Ausrufezeichen sowie Großbuchstaben wirken auf den Empfänger wie ein lautes Anschreien – also besser weglassen. Wenn die Wichtigkeit einer Aussage betont werden soll, reicht auch ein einfaches Unterstreichen der Passage oder ein Hinweis am Ende der E-Mail.
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