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Hierfür wird im Idealfall eine entsprechende GoBD-konforme Buchhaltungssoftware verwendet. Die Bearbeitung des elektronischen Dokumentes, beispielsweise in Form von farblichen Hervorhebungen oder Buchungsvermerken, darf sich nicht auf die Lesbarkeit und Vollständigkeit im Vergleich zum Original auswirken. 6. Papierbelege vernichten Dokumente, die von der Aufbewahrungspflicht im Original nicht betroffen sind, können nun vernichtet werden. Hierbei ist jedoch eine letzte Stichprobenkontrolle hinsichtlich der Vollständigkeit und Lesbarkeit des digitalisierten Dokumentes durchzuführen – am besten durch eine Person, die nicht unmittelbar am Scanvorgang beteiligt war. Darüber hinaus sollte beim rechtssicheren ersetzenden Scannen die Vernichtung sicherheitshalber erst einen Monat nach Abgabezeitpunkt der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen. 7. Verfahrensdokumentation ersetzendes scan en ligne. Verfahrensdokumentation Sämtliche zuvor ausgeführten Schritte sind für ein rechtssicheres ersetzendes Scannen nachvollziehbar zu dokumentieren. Hilfestellung für eine optimale Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen bietet die sogenannte Musterverfahrensdokumentation.
Ratsam ist es, die Dokumente erst einen Monat nach der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung und nach erfolgter Datensicherung der digitalen Dokumente zu vernichten. Möchten Sie gerne das Ersetzende Scannen in Ihrem Unternehmen einführen? Benötigen Sie Unterstützung und Beratung für diesen Prozess? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns.
Ist das Scanprodukt nicht lesbar, müssen Sie das Original aufbewahren, um keine Probleme hinsichtlich der Anerkennung durch das Finanzamt zu bekommen. Notariell beurkundete Verträge dürfen Sie nach dem ersetzenden Scannen nicht vernichten. Folgende Unterlagen (z. B. Vollmachten) dürfen Sie nicht vernichten, wenn diese Rechte verkörpern, zu deren Ausübung der Besitz des Originals erforderlich ist, oder bei denen ein Herausgabeanspruch eines Dritten besteht oder die als Beweismittel vor Gericht nur im Original anerkannt werden. Jahresabschlüsse (inkl. GuV-Rechnung) und Eröffnungsbilanzen dürfen Sie nicht vernichten. Zollbelege zählen im Übrigen auch dazu. Ersetzendes Scannen - Das gibt es zu beachten. Das Verfahren des ersetzenden Scannens müssen Sie dokumentieren. Am besten erstellen Sie eine Organisationsanweisung, die unter anderem regelt, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung), welches Schriftgut gescannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.